Ga naar de hoofdinhoud

Van onverwachte facturen naar geautomatiseerde inkoop

Van onverwachte facturen naar geautomatiseerde inkoop: verhoog de maturiteit van je inkoopproces
Herken je dit? Een onverwachte factuur die opduikt. Een dienst die blijkt te zijn ingekocht buiten de vaste leveranciers om. Inkoopprocessen die versnipperd en onoverzichtelijk zijn. Je bent niet alleen. In dit webinar vertellen we je meer over de stap naar een geautomatiseerd en strategisch inkoopproces.

Accepteer marketingcookies om deze video te bekijken

Van chaos naar controle: de weg naar inkoopmaturiteit

Laat ons je helpen

"We zien CFO's vaak worstelen met het inzichtelijk maken van hun inkoopprocessen," vertelt Bruno Baets, Productmanager bij Anchr. “Maar de stap naar een hoger maturiteitsniveau is vaak minder groot dan men denkt. Met een paar gerichte ingrepen, zoals 3-way matching en contractbeheer, kan een organisatie al snel grote sprongen maken.”

Laten we even stilstaan bij de verschillende stadia van maturiteit binnen inkoop. In ons recente webinar deelt Bruno de vier maturiteitsstadia die hij onderscheidt. 

  1. Spend – Inkopen worden los gedaan, vaak zonder vastgelegd proces. Er is weinig inzicht in lopende verplichtingen en uitgaven. Facturen komen vaak als verrassing. 
  2. Spend onder controle – Er is een zekere mate van controle: goedkeuringsflows, vaste leveranciers en procedures. Maar veel processen verlopen nog handmatig, wat inefficiëntie en fouten in de hand werkt. 
  3. Spend onder contract – Het inkoopproces wordt ondersteund door software. Denk aan een centraal systeem voor inkooporders en factuurverwerking. Kosten worden beter beheerst en rapportages bieden al enige inzichten. 
  4. Spend onder management – Inkoop is niet langer een administratieve last, maar een strategische kracht. Geautomatiseerde processen zoals 3-way matching en contractbeheer zorgen voor controle. Er is real-time inzicht in uitgaven en het inkoopbeleid wordt gestuurd op KPI’s. 
Het ideaalbeeld van een hoge inkoopmaturiteit is een organisatie die niet alleen inkopen registreert, maar op basis van data strategische beslissingen neemt. Dat is waar echte waarde ontstaat.

Bruno Baets

Product manager bij Anchr

De zorginstelling die grip kreeg op inkoop

Inkopen zonder zorgen

Neem een zorginstelling die worstelt met een laag maturiteitsniveau. Medewerkers bestellen via verschillende kanalen, facturen worden handmatig verwerkt en kosten zijn onoverzichtelijk. Gevolg? Verloren tijd, onnodige uitgaven en weinig grip op budgetten. 

Door gebruik te maken van inkoopsoftware, kreeg de instelling een centraal platform waarin bestellingen, contracten en facturen werden samengebracht. Dankzij geautomatiseerde goedkeuringsflows en inzichtelijke rapportages wisten ze hun inkoopkosten te verlagen en hun interne proces te optimaliseren. 

Het mooiste? Ze gingen van een reactieve naar een meer strategische manier van werken. In plaats van te moeten zoeken naar waar geld naartoe ging, konden ze proactief sturen op kostenbeheersing.

Qobee inkoop maturiteit

Waarom maturiteit in inkoop essentieel is

Een volwassen inkoopproces levert niet alleen tijds- en kostenbesparingen op. Het draagt ook direct bij aan de strategische doelen van een organisatie. Van grip op cashflow tot betere samenwerkingen met leveranciers – een goed inkoopproces maakt het verschil. 

Bruno vat het samen: 
“Wij begrijpen dat het lastig kan zijn om te transformeren naar een hoger maturiteitsniveau. Maar met de juiste software én ondersteuning wordt inkoop een strategisch proces dat waarde toevoegt aan de hele organisatie.” 

Klaar om jouw inkoopproces naar een hoger niveau te tillen? Neem contact met ons op en ontdek hoe Anchr je helpt meer controle en efficiëntie te krijgen.

Let's get in touch!
Meer weten over Anchr's inkoopsoftware?

Neem dan even contact op en we horen elkaar snel!