Een nieuwe factuur ontvangen, maar waar is de inkooporder?

Stel je voor: je zit als financieel medewerker achter je bureau en je hebt een factuur voor je liggen. Maar ... de juiste inkooporder is niet meteen zichtbaar en je begint te zoeken. Dit klinkt misschien als een kleine taak, maar het is iets waar veel financieel medewerkers dagelijks mee te maken hebben en waar ze al snel veel tijd mee verspillen. En die tijd, is heel kostbaar.

22 november 2024

De uitdaging: tijdverspilling door het zoeken naar inkooporders

Tijd is geld!

Uit een praktijkonderzoek bij Anchr prospects blijkt dat een financieel medewerker gemiddeld 60 minuten per dag kwijt is aan het vinden van de juiste inkooporder bij een factuur. Dit is tijd die je zou kunnen besteden aan meer waardevolle taken. Als je elke werkdag, 22 dagen per maand, een uur naar een inkooporder moet zoeken, komt dat neer op maar liefst 770 euro per maand per medewerker, gebaseerd op een gemiddelde kost per uur van 35 euro. Als je dit extrapoleert naar een volledig team, zie je hoe snel de kosten oplopen.

770 euro kosten door inefficiëntie in je inkoopproces

Terwijl de inkooporder bij de factuur wordt gezocht, blijven andere taken liggen, zoals het verwerken van betalingen of het analyseren van budgetten. Als deze uren zich elke maand opstapelen, heeft dit niet alleen invloed op de efficiëntie van het werk, maar ook op de kosten van je organisatie. Dit maakt het belang van goede inkoopsoftware duidelijk.

Anchr blog Een nieuwe factuur ontvangen, maar waar is de inkooporder?

Wat kan je doen om deze kosten te verlagen?

Een slimme assistent

Het goede nieuws is dat er oplossingen zijn. Door processen te automatiseren en de juiste inkoopsoftware in te zetten, kunnen organisaties deze tijdsverspilling minimaliseren. Inkoopsoftware die facturen automatisch matcht met de juiste inkooporder kan bijvoorbeeld een enorme tijdwinst opleveren. Het is als het hebben van een slimme assistent die al het zoekwerk voor je doet.

Door het juiste inkoopbeheersysteem in te zetten, bespaar je niet alleen tijd, maar kun je ook geld besparen. Je vermindert de administratieve last en verhoogt de efficiëntie van je team. En wie wil er nu niet wat meer tijd en ruimte om zich te concentreren op de taken die er écht toe doen?

Bespaar tijd en geld met inkoopsoftware

Het is duidelijk: het zoeken naar de juiste inkooporder kan een kostbare en tijdrovende taak zijn. Maar met de juiste inkoopsoftware kun je dit probleem oplossen en zowel tijd als kosten besparen. Door automatisering in inkoopprocessen te integreren, kun je jouw organisatie helpen om efficiënter en effectiever te werken.