Goed voorraadbeheer: Voldoen aan vraag, waarborgen van continuïteit en kostenbeheersing

Voorraadbeheer is essentieel voor elke inkooporganisatie en vormt de ruggengraat van logistieke processen. Een effectief voorraadbeheersysteem helpt organisaties de juiste balans te vinden tussen vraag en aanbod zodat er altijd voldoende voorraad beschikbaar is zonder onnodige opslagkosten. Denk bijvoorbeeld aan een universiteit die real-time updates nodig heeft over laboratoriumbenodigdheden om continuïteit in onderzoek te waarborgen of een zorginstelling die automatisch nieuwe medische hulpmiddelen bestelt zodra de voorraad onder een bepaald niveau zakt.

In dit artikel bespreken we waarom voorraadbeheer een cruciale rol speelt in elke organisatie en hoe moderne inkoopsoftware met geïntegreerde voorraadbeheerfuncties finance- en inkoopprofessionals ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden.

10 december 2024

Onlosmakelijk verbonden: Inkoop en voorraadbeheer

Altijd voldoende voorraad

Inkoop en voorraadbeheer zijn nauw verbonden, waarbij goed voorraadbeheer helpt om kosten te beheersen, voorraadtekorten te voorkomen en de efficiëntie te verhogen. Door de juiste inkoopsoftware in te zetten, kunnen inkoop- en voorraadbeheerteams samenwerken om ervoor te zorgen dat de juiste producten op het juiste moment worden besteld en geleverd, waardoor stockouts en overvoorraad worden voorkomen.

Vraagvoorspelling en voorraadplanning zijn hierbij cruciale elementen. Met de juiste inkoopsoftware, inclusief voorraadbeheerfunctionaliteiten, kunnen organisaties historische gegevens analyseren en toekomstige vraag nauwkeurig voorspellen. Dit stelt inkoopteams in staat om proactieve inkoopbeslissingen te nemen.

KPI's voor voorraadbeheer

Wil je je voorraadbeheer echt verbeteren? Dan is het essentieel om de prestaties met de juiste KPI's te monitoren. Drie belangrijke KPI's:

Gemiddelde voorraadwaarde

Houd de gemiddelde waarde van je voorraad bij om trends te analyseren en overtollige voorraad te vermijden.

Omloopsnelheid

Meet de snelheid waarmee voorraad wordt verbruikt door de jaarlijkse kosten van verkochte goederen te delen door de gemiddelde voorraadwaarde.

Backorder percentage

Bereken het percentage bestellingen dat niet direct kan worden geleverd. Dit helpt om voorraadtekorten te identificeren en de leverbetrouwbaarheid te verbeteren.

Voorraadbeheer als integraal onderdeel van je inkoopsoftware

Het is duidelijk dat voorraadbeheer niet los kan worden gezien van inkoop. Maar welke functies zijn dan belangrijk? Hier zijn enkele essentiële functionaliteiten die moderne inkoop- en voorraadbeheersoftware moet hebben:

Real-time voorraadtracking: Met real-time updates na elke transactie kunnen inkoopteams snel reageren op wijzigingen in de voorraadniveaus.
Bestelniveaus en veiligheidsvoorraad: Instellen van minimum- en maximumvoorraadniveaus om automatisch een besteladvies te genereren wanneer de voorraad onder een bepaald niveau zakt.
Voorraadbeheer per locatie: Voor organisaties met meerdere magazijnen biedt dit inzicht in het bestelpunt, maximale voorraad en reserveringen per locatie.
Vraagvoorspelling en planning: Analyseer historische gegevens om toekomstige vraag nauwkeurig te voorspellen en voorraadtekorten te voorkomen.
Leveranciersbeheer: Bijhouden van leveranciersinformatie om consistent te kunnen kiezen voor de meest betrouwbare leveranciers.
Automatisering van inkoopprocessen: Automatisch genereren van inkooporders om tijd en kosten te besparen.
Rapportage en analyse: Gedetailleerde rapporten over voorraadniveaus en omloopsnelheid om inzicht te bieden in voorraadtrends en besluitvorming te ondersteunen.
Interne webshop: Voor interne bestellingen, zodat goedkeurde aanvragen efficiënt worden verwerkt en geleverd.

Praktische tips voor optimaal voorraadbeheer

Get in touch!

Met de juiste inzichten en tools kun je het voorraadbeheer naar een hoger niveau tillen. Of je nu werkt bij een universiteit, zorginstelling of een ander bedrijf met een focus op logistiek, effectief voorraadbeheer kan een wereld van verschil maken. Heeft jouw organisatie specifieke voorraadbeheer behoeften? Wij denken graag met je mee.

Ontdek Purchase to Pay