Lentis beheert inkoop- en logistieke processen efficiënter met inkoopoplossing van Anchr

Lentis, dat al jaren samenwerkt met Anchr, werkte tot voor kort met Anchr Discovery Suite, de voorloper van Purchase to Pay, voor het beheer van haar inkoopproces. ‘De oplossing draaide lokaal op onze eigen server waardoor we zelf verantwoordelijk waren voor het technische beheer van de omgeving. Elke nieuwe update moest ingepland, getest en doorgevoerd worden, wat beheertijd kostte. Ook was het daarbij zaak de user interface up-to-date te houden, wat de nodige monitoring en uitvoeringsinspanning betekende’, zo zegt Francis Kroese, Manager iLentis bij Lentis. ‘Toen we hoorden van het moderne Purchase to Pay van Anchr, met nieuwe features, was de beslissing snel gemaakt.’ Vanuit een streven naar meer gebruiksvriendelijkheid en de drang naar ICT ontzorging, besloot Lentis over te stappen op Purchase to Pay van Anchr via een Software-as-a-Service oplossing (SaaS).

Purchase to Pay softwareoplossing bij Lentis

Anchr heeft dit project van A tot Z opgepikt. Na een grondige impactanalyse, werd de Purchase to Pay softwareoplossing geïmplementeerd. Ze stroomlijnt en automatiseert inkoopprocessen. Van contractmanagement, tot leveranciersmanagement, digitale factuurverwerking, voorraadbeheer en inkoop. Voor Lentis betekent dit dat vandaag alle medewerkers, zo’n 5.000, via een webshop uit het interne magazijn of via een externe leverancier de items die ze nodig hebben om hun job te kunnen uitoefenen, kunnen bestellen via een gebruiksvriendelijke interface. De aanvraag volgt een gestroomlijnde workflow en de juiste items worden vervolgens bezorgd.

Dankzij de integratie van Purchase to Pay met het financiële- en het factuurscanningpakket van Lentis wordt de cirkel helemaal rond gemaakt. Na een aankoop, sturen externe leveranciers een factuur. Kofax, een derde partij, die de facturen inscant en digitaliseert, stuurt op haar beurt de facturen door naar Anchr en binnen Purchase to Pay wordt de factuur verder opgevolgd en ter goedkeuring voorgelegd bij de juiste medewerker. Na akkoord wordt de factuur automatisch geëxporteerd naar Exact, het financiële pakket van Lentis, en wordt de leverancier betaald.

‘De automatisering zorgt voor tijdswinst en de processen verlopen ook optimaler’, zo zegt Michel Petrusma, Sales Director Software Nederland bij Anchr. ‘Door de centralisatie van de inkoopprocessen, wordt er een kostenbesparing gerealiseerd, loopt de communicatie helderder en is er een duidelijk systeem in voege dat door de gehele organisatie gebruikt kan worden. Ook kunnen er met Purchase to Pay real-time inzichten verkregen worden op basis van rapporten en analyses’.

Implementatie in de cloud

‘De oplossing staat nu ook binnen een Anchr datacenter in de cloud en draait niet langer on premise bij de klant. Hierdoor worden updates systematisch en automatisch uitgevoerd en geniet Lentis steeds van de meest recente versie met nieuwe releases en functionaliteiten’, zo zegt Lisa Baeten, Projectmanager bij Anchr. ‘We nemen het ICT luik voor Lentis uit handen en ontzorgen hen zo maximaal’, zo vult Ferry Groffen, Technisch Projectleider bij Anchr, aan.

Integratie met externe pakketten en partijen

Een belangrijk voordeel van Purchase to Pay van Anchr is dat het geïntegreerd kan worden met bestaande tools. In het geval van Lentis werd Anchr Purchase to Pay gekoppeld aan Exact, het financiële pakket van Lentis, en Kofax, de partij die instaat voor de factuurscanning. Nog een extra koppeling die voorzien werd, was die met een specifieke leverancier voor schoonmaakproducten. De leverancier heeft een eigen portaal. Anchr zorgde ervoor dat alle bestellingen bij die leverancier doorgezet worden naar de Purchase to Pay oplossing. Zo zijn alle verplichtingen en aanvragen toch nog steeds duidelijk zichtbaar binnen één oplossing.

Succesvolle samenwerking

‘We kijken terug op een succesvolle samenwerking en livegang op 5 december 2022, zo zegt Michel Petrusma. ‘Er was een goede voorbereiding vanuit Anchr en Lentis en vervolgens ook uitstekend testwerk. Hierdoor verliep de overgang soepel en kijken we tevreden terug op dit project.’ Ook Ineke Wijnholds, Manager Centrale Administraties bij Lentis, bevestigt: ‘Complimenten aan het Anchr team en onze Lentis medewerkers die van deze implementatie een succes gemaakt hebben!’ 

Lentis, een Nederlandse instelling voor geestelijke gezondheidszorg, biedt zorg en ondersteuning aan ruim 28.000 kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen met complexe psychiatrische problemen.

Met ongeveer 2100 medewerkers werkt het vanuit de overtuiging dat mensen in de regio recht hebben op een gezond en kansrijk perspectief. In de behandeling en begeleiding zet het in op ontwikkeling en herstel. Lentis biedt de behandeling en zorg zoveel mogelijk thuis of in de (poli)kliniek of digitaal. Dignis, een onderdeel van Lentis, biedt ouderenzorg aan zowel thuis of op één van de locaties in de stad Groningen en in Noord-Drenthe.

Purchase to Pay van Anchr ondersteunt al jouw vestigingen en afdelingen bij het stroomlijnen en automatiseren van inkoopprocessen, van bestelaanvraag tot en met betaling. Hierdoor krijg je een duidelijk overzicht, een betere controle en kan je efficiënter werken. Bovendien bespaar je kosten. Interessant om weten, Purchase to Pay kan gekoppeld worden met andere systemen waarmee je werkt.