Gemeente Súdwest-Fryslân optimaliseert contractbeheer met Anchr

Súdwest-Fryslân was op zoek naar een efficiënte contractbeheertool waarin ze alle overeenkomsten en afspraken met leveranciers - voor de werkvelden Informatievoorziening en ICT - doelmatig en rechtmatig op één centrale plaats konden beheren en verwerken. Bovendien moest de tool voor iedere betrokkene altijd en overal toegankelijk zijn. 

De keuze viel op contractbeheer. In het eerste kwartaal van 2021 zijn de implementatieconsultants van Anchr gestart met de implementatie van Anchr Contractbeheer, een module uit het Purchase to Pay platform, de Anchr end-to-end oplossing op het gebied van inkoop, voorraadbeheer, contractmanagement, leveranciersmanagement en digitale factuurverwerking.

Een gefaseerde aanpak op basis van het NICV-model voor contractbeheer

'Voor de implementatie hebben we gekozen voor een gefaseerde aanpak.', geeft Koen Laurijsen, Sectormanager Public NL bij Anchr, aan. 'Als uitgangspunt hanteren we het NICV-model, een enquete-tool ontwikkeld door NIC. Hiermee krijgt u eenvoudig inzicht in welke fase van contractmanagement uw organisatie zich momenteel bevindt en worden er handvatten aangereikt om de volgende volwassenheidfase van contractmanagement te realiseren. Op die manier kan de Gemeente Súdwest-Fryslân organisch mee groeien met alle mogelijkheden die onze software biedt. Het doet altijd goed als je ziet dat je klanten met je oplossingen hun doelen kunnen realiseren.'

Vanuit onze expertise en uit onze ervaring bij diverse klanten zien we dat contractbeheer- en contractmanagement steeds relevanter wordt binnen publieke instellingen. Als de basis op orde is, kan vanuit een slimmer spend management en via Business Intelligence en Data Science meer inzicht worden verkregen én ook betere voorspellingen worden gedaan. Stilzwijgende contractverlengingen die niet tijdig opgemerkt werden, gemiste kansen en een inefficiënt beheer behoren echt wel tot het verleden.

Door het centraliseren van contracten kunnen organisaties het aantal (vaste) leveranciers gaan inperken. Op die manier is het mogelijk om kostenbesparingen door te voeren en kortingen te onderhandelen. Contractbeheer waarschuwt wanneer een contract ten einde loopt. Zo is er minder kans op ongewenste verlengingen of dubbellopende contracten binnen uw organisatie en worden alle contracten in één oogopslag inzichtelijk gemaakt. Beoordelingen verlopen hierbij helemaal digitaal, waardoor de verwerkingsflow aanzienlijk korter wordt en arbeidsintensief papierwerk overbodig wordt.